Diferencias entre Microsoft Office y Microsoft 365

Anteriormente habíamos hecho un video a modo de resumen sobre las diferencias entre Office 2021 y Office 365, que hemos adjuntado a este blog para tu comodidad en caso de que solo prefieras ver el video. Tenemos planes de actualizar el blog con las ultimas versiones que estaremos poniendo acá en el futuro. 

¿Qué debes considerar antes de comprar una Licencia de Office o Microsoft 365?

Antes de comprar una licencia de Microsoft, es fundamental considerar varios factores clave para asegurarte de que estás adquiriendo la opción más adecuada para tus necesidades. Estos son los principales aspectos que deberías considerar:

¿Cuáles son los tipos de Licencias?

Microsoft ofrece varios tipos de licencias, y la elección depende del uso que le vayas a dar:

• Licencias perpetuas: Pagas una vez y puedes usar la versión adquirida indefinidamente. Estas son adecuadas si no necesitas actualizaciones regulares.
  
• Licencias de suscripción: Pagas una tarifa mensual o anual para acceder a la última versión del software y a actualizaciones constantes. Ideal si buscas flexibilidad y siempre contar con las versiones más recientes.

¿Cuál será el uso principal de la Licencia?

Define si la licencia es para uso personal, donde quizás una suscripción a Microsoft 365 Personal sea suficiente, o si necesitas funcionalidades avanzadas y de gestión para una empresa, donde opciones como Microsoft 365 Business o Enterprise son más adecuadas. Si es crucial para ti o tu empresa contar con las últimas características y parches de seguridad, una licencia de suscripción puede ser la mejor opción, ya que proporciona acceso a las versiones más recientes. Si no necesitas actualizaciones frecuentes, una licencia perpetua es una inversión a largo plazo que puede resultar más rentable.

¿Cuál será la cantidad de usuarios y dispositivos?

• Licencias por usuario: Estas licencias permiten que una persona use el software en varios dispositivos, ideal si necesitas flexibilidad para trabajar en distintos entornos (casa, oficina, móvil).
• Licencias por dispositivo: Cada dispositivo tiene su propia licencia, lo que puede ser adecuado para empresas que desean restringir el uso del software a equipos específicos.

¿Es compatible la licencia con tu dispositivo?

Al considerar la compra de Microsoft Office o Microsoft 365, es fundamental asegurarte de que la licencia sea compatible con tu dispositivo. Microsoft 365, al ser un servicio basado en la nube, se puede utilizar en múltiples dispositivos, incluyendo computadoras, tablets y smartphones. Por otro lado, Microsoft Office se suele instalar directamente en un dispositivo específico, lo que significa que debes verificar que tu computadora o laptop cumpla con los requisitos del sistema.

Si aún no tienes claro qué tipo de dispositivo se ajusta mejor a tus necesidades, te recomendamos leer nuestros artículos: ¿Qué Debes Saber Antes de Comprar una Laptop? y ¿Qué Debes Saber Antes de Comprar una Computadora? Estos recursos te proporcionarán información valiosa para tomar una decisión informada antes de adquirir cualquier software.

¿Requieres Aplicaciones Adicionales?

Algunos productos de Microsoft incluyen características adicionales que pueden influir en tu decisión, como el acceso a herramientas en la nube (OneDrive, SharePoint), integración con Microsoft Teams, y aplicaciones móviles. Evaluar estas características adicionales es importante si buscas un ecosistema completo de productividad.

Microsoft Office

Todas las ediciones del software de Microsoft Office en Panamá como de Microsoft Office en Perú son de pago único, lo que significa que no tendrás que preocuparte por renovarlas cada año y quedan instaladas de forma permanente en tu dispositivo. Este tipo de licencia puede ser instalada en solo una laptop o PC y cuentan con la suite base de Word, Excel y PowerPoint.

Office Home and Student (Hogar y Estudiantes)

Esta edición ofrece las aplicaciones clásicas de Office (Word, Excel y PowerPoint) y OneNote para familias y estudiantes que desean instalarlas en una Mac o PC con Windows para usar en casa o en la escuela.

Office Home and Business (Hogar y Empresas)

La edición Home and Business es para familias y empresas pequeñas que buscan las aplicaciones clásicas junto a Outlook y el derecho de usar las aplicaciones con fines comerciales.

Office Professional (Profesional)

Esta es la edición de Office más completa que ofrece Microsoft. Está diseñada principalmente a empresas con múltiples usuarios. Además de las aplicaciones que se incluyen con Home & Business, también incluye Access para manejo de bases de datos y Publisher para fines creativos como flyers, folletos, cartas de presentación, entre otros.

Ventajas de las Licencias Perpetuas de Microsoft Office

• Pago único: La ventaja más evidente es que solo tienes que pagar una vez para adquirir la licencia. No hay pagos recurrentes, lo que lo convierte en una opción atractiva para aquellos que prefieren evitar los costos continuos asociados con las suscripciones.
• Uso indefinido: Una vez que compras una licencia perpetua, puedes usar el software de manera indefinida. Esto es ideal si no te importa no tener las últimas actualizaciones, ya que la versión que adquieras será tuya para siempre.
• Acceso sin conexión: Al ser una versión instalada localmente, no necesitas estar conectado a internet para usar las aplicaciones de Office. Esto es útil para quienes trabajan en áreas con conectividad limitada o inestable.
• Control de actualizaciones: Las licencias perpetuas te permiten evitar actualizaciones automáticas que pueden causar interrupciones en tu flujo de trabajo. A diferencia de las suscripciones, donde las actualizaciones son continuas, aquí solo recibirás parches de seguridad, y podrás decidir cuándo, o si deseas, actualizar a una nueva versión.
• Económico a largo plazo: Si no necesitas actualizaciones frecuentes, una licencia perpetua puede resultar más económica a largo plazo en comparación con las suscripciones, ya que no estás pagando continuamente por el software.
• Compatibilidad estable: Con una licencia perpetua, tienes una versión fija del software, lo que significa que no te enfrentarás a cambios repentinos en las características o en la interfaz de usuario, lo que puede ser ventajoso para aquellos que prefieren estabilidad y consistencia.
• Requiere menos administración: Las licencias perpetuas no necesitan la misma gestión que las suscripciones. No tienes que preocuparte por renovar licencias ni por cambios en la cantidad de usuarios, lo que simplifica la administración del software, especialmente para pequeñas empresas o usuarios individuales.

Desventajas de las Licencias Perpetuas de Microsoft Office

• Sin acceso a nuevas versiones: Una de las mayores desventajas es que, al adquirir una licencia perpetua, no tendrás acceso a futuras versiones del software. Si quieres una nueva versión con características mejoradas o actualizaciones importantes, tendrás que comprar una nueva licencia completa.
• Soporte limitado: Microsoft proporciona soporte para sus versiones perpetuas de Office por un período limitado. Después de este tiempo, la versión que posees ya no recibirá actualizaciones de seguridad ni soporte técnico, lo que puede representar un riesgo, especialmente en un entorno empresarial.
• Menos características en comparación con Microsoft 365: Las versiones perpetuas de Microsoft Office no incluyen algunas de las funcionalidades avanzadas que sí están disponibles en Microsoft 365, como la colaboración en tiempo real en la nube, el acceso a servicios como OneDrive y Microsoft Teams, y otras herramientas adicionales. Además, las actualizaciones de características suelen ser más escasas.
• Falta de flexibilidad: Una licencia perpetua está atada a la versión específica que compres, lo que puede ser una desventaja si en algún momento necesitas características o mejoras que se añaden en versiones posteriores. Esto también significa que si adquieres una versión de Office y cambias a otro equipo, puede que tengas problemas con la compatibilidad en sistemas más nuevos.
• Costo elevado a corto plazo: Aunque las licencias perpetuas pueden ser más rentables a largo plazo, el costo inicial suele ser más elevado en comparación con las suscripciones. Para las pequeñas empresas o usuarios con presupuestos ajustados, esta inversión inicial puede ser un obstáculo.
• Limitaciones en dispositivos: Las licencias perpetuas suelen estar limitadas a un solo dispositivo. Si cambias de equipo o deseas usar Office en otro dispositivo, tendrás que adquirir otra licencia. Esto puede ser una desventaja frente a las suscripciones, que permiten instalar el software en múltiples dispositivos bajo una misma cuenta.
• Sin acceso a almacenamiento en la nube: A diferencia de Microsoft 365, que ofrece almacenamiento en la nube a través de OneDrive, las licencias perpetuas no incluyen esta característica. Esto puede ser un inconveniente para quienes buscan soluciones de almacenamiento en la nube integradas o requieren acceder a sus archivos desde múltiples dispositivos.

¿Puedes transferir una licencia de Microsoft Office a otro dispositivo?

Si tienes una licencia algún producto Microsoft Office vas a poder transferirla a otro dispositivo, pero hay restricciones. Por ejemplo, puedes transferir la licencia no más de una vez cada 90 días, salvo en casos de fallo de hardware. Para hacerlo, debes desinstalar el software del dispositivo anterior y seguir el proceso de activación en el nuevo dispositivo. Te recomendamos contactar con el servicio al cliente de Microsoft y seguir sus pasos. A partir de ciertas versiones de Windows, las licencias digitales están asociadas con tu cuenta de Microsoft, lo que puede facilitar la transferencia a otro dispositivo si se hace a través de la cuenta vinculada.

Microsoft 365

Aunque Microsoft 365 en Panamá como el Microsoft 365 en Perú trae las mismas Apps que Office, esta es una versión de suscripción anual, es decir, para mantener la licencia deberás pagar para renovarla cada año. Puedes instalar esta versión en tantos dispositivos como quieras incluyendo tablets y celulares, pero solo te permitirá estar conectado hasta 5 dispositivos al mismo tiempo.

Microsoft 365 Personal

Esta edición de Microsoft 365 trae las apps de Word, Excel, PowerPoint y Outlook. Adicionalmente te brinda 1TB de almacenamiento en OneDrive para que puedas guardar archivos en la nube y editarlos cuando lo necesites.

Microsoft 365 Apps for Business (Aplicaciones para Negocios)

La edición Apps for Business está más enfocada en empresas pequeñas o uso personal, trae las aplicaciones clásicas de Office, Outlook, 1TB de almacenamiento en OneDrive y las apps de Access y Publisher.

Microsoft 365 Business Standard (Empresa Estándar)

Cuando se trata de empresas más grandes o si necesitas trabajar de forma colaborativa en documentos la edición Business Standard cuenta con todo lo que necesitas. Trae el mismo paquete de apps que la edición Apps for Business pero adiciona Exchange, Sharepoint y Teams para coordinar el trabajo en equipo, organizar proyectos y compartir información desde cualquier dispositivo.

Microsoft 365 Family (Familia)

Si quieres una edición para toda tu familia, te recomendamos la edición de Microsoft 365 Family, ya que brinda la posibilidad de incluir hasta 6 usuarios y que estos puedan conectarse hasta 5 dispositivos a la vez. Esta edición incluye Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook y 1TB de almacenamiento OneDrive para cada integrante de tu familia.

Ventajas de las Licencias de Suscripción Microsoft 365

• Acceso a las últimas versiones del software: Con Microsoft 365, siempre tendrás la versión más reciente de las aplicaciones como Word, Excel, PowerPoint, y Outlook. No tendrás que esperar a un nuevo ciclo de lanzamiento ni comprar una nueva versión, ya que las actualizaciones son automáticas y continuas. Esto incluye tanto actualizaciones de características como parches de seguridad.
• Herramientas de productividad en la nube: Microsoft 365 no solo te da acceso a las aplicaciones de Office, sino también a una amplia gama de herramientas basadas en la nube, como OneDrive (almacenamiento en la nube), SharePoint (gestión de documentos y colaboración), y Microsoft Teams (comunicación y videollamadas). Esto permite a los usuarios acceder a sus archivos y trabajar desde cualquier lugar, siempre que tengan una conexión a internet.
• Planificación de costos y escalabilidad: Las licencias de suscripción permiten una mayor flexibilidad en cuanto a los costos. Al ser una tarifa mensual o anual, puedes planificar mejor tu presupuesto. Además, es fácil añadir o eliminar usuarios según las necesidades de tu empresa. Esto es especialmente útil para empresas en crecimiento, ya que pueden escalar sus licencias según el número de empleados.
• Soporte técnico incluido: Con Microsoft 365, obtienes soporte técnico continuo de Microsoft, lo que significa que puedes resolver cualquier problema rápidamente sin costos adicionales. Esto es una ventaja notable en comparación con las licencias perpetuas, donde el soporte técnico suele ser limitado o debe adquirirse por separado.
• Uso en múltiples dispositivos: Un solo usuario de Microsoft 365 puede instalar y usar las aplicaciones en múltiples dispositivos, incluidos PC, Mac, tablets y smartphones. Esto es útil para personas o equipos que necesitan acceso a sus herramientas en diferentes plataformas y lugares.
• Integración con servicios adicionales: Microsoft 365 está diseñado para integrarse con otras aplicaciones y servicios, como Microsoft Power BI para análisis de datos, y Azure Active Directory para gestionar el acceso y las identidades. Estas integraciones son particularmente valiosas para empresas que usan otros productos dentro del ecosistema de Microsoft.
• Colaboración en tiempo real: Microsoft 365 permite que varios usuarios trabajen simultáneamente en el mismo documento a través de la nube. Esto mejora la colaboración, ya que los cambios se pueden ver en tiempo real, y se pueden compartir archivos fácilmente sin necesidad de enviar múltiples versiones por correo electrónico.

Desventajas de las Licencias de Suscripción Microsoft 365

• Costos recurrentes: A diferencia de las licencias perpetuas (un solo pago), Microsoft 365 requiere un pago recurrente, ya sea mensual o anual. A largo plazo, esto puede ser más costoso, especialmente para usuarios individuales o pequeñas empresas que no necesiten todas las actualizaciones o herramientas adicionales.
• Dependencia de la conectividad: Aunque puedes trabajar sin conexión en las aplicaciones de escritorio de Microsoft 365, muchos de los servicios adicionales como OneDrive, SharePoint, y Microsoft Teams requieren conexión a internet para funcionar correctamente. Si trabajas en áreas con conectividad limitada, esto puede ser una desventaja.
• Modelo de suscripción obligatorio: Algunos usuarios prefieren pagar una vez por el software y usarlo indefinidamente, lo que no es posible con Microsoft 365. El modelo de suscripción obliga a los usuarios a estar siempre vinculados a los pagos, lo que puede no ser ideal para quienes no desean comprometerse a una tarifa regular.
• Posible uso innecesario de recursos: Si bien Microsoft 365 ofrece muchas herramientas, no todos los usuarios las necesitan. Para usuarios básicos que solo requieren funciones esenciales de Word o Excel, pagar por el paquete completo de Microsoft 365 podría ser excesivo, ya que incluye funciones avanzadas y servicios que no usarán.
• Complejidad en la administración: Para las empresas, gestionar múltiples licencias y usuarios en Microsoft 365 puede ser complicado. Hay diversas versiones y planes disponibles, lo que puede hacer que la administración sea confusa, especialmente para las organizaciones pequeñas sin personal dedicado para la gestión de TI.
• Dependencia de Microsoft: Optar por Microsoft 365 te vincula estrechamente al ecosistema de Microsoft. Si alguna vez decides cambiar a otro proveedor de software o servicios en la nube, puede ser difícil y costoso migrar todos tus archivos, correos electrónicos y datos almacenados en el ecosistema de Microsoft.

¿Puedes transferir la licencia de Suscripción Microsoft 365 a otro dispositivo?

Las licencias de suscripción de Microsoft 365 funcionan de forma diferente a Microsoft Office. Como se trata de una suscripción, puedes instalar las aplicaciones en varios dispositivos (el número depende del plan que elijas, como Microsoft 365 Personal o Familiar). Solo necesitas iniciar sesión con tu cuenta de Microsoft en el nuevo dispositivo, y tu suscripción activa permitirá acceder a todas las aplicaciones y servicios.

¿Dónde puedes comprar Microsoft Office o Microsoft 365 en Latinoamérica?

La fuente más confiable es el sitio web oficial de Microsoft. Desde aquí puedes comprar licencias de Microsoft Office y Microsoft 365 directamente, garantizando que sean auténticas y seguras. Además, puedes optar por suscripciones o licencias perpetuas, según tus necesidades. También te permite pagar con diferentes métodos de pago y recibir soporte técnico oficial. Sin embargo, esto puede presentar problemas en algunas facturas y no estaría habilitado su pago en todos los países. 

¿Dónde puedes comprar Microsoft Office o Microsoft 365 en Perú?

Amazon Latinoamérica ofrece licencias de Office y Microsoft 365, lo que es una opción conveniente para usuarios en Perú. Sin embargo, debes estar muy atento ya que es importante verificar la reputación del vendedor y que se trate de un distribuidor legítimo. Para resolver esto, Microsoft tiene revendedores autorizados en la mayoría de los países de Latinoamérica. Estos revendedores oficiales como Pana Compu te ofrecen licencias de Microsoft Office en Perú en múltiples opciones. Adicionalmente también vas a poder encontrar algunos modelos en formato de CD/DVD por si no deseas adquirir una licencia digital. Vas a poder adquirirla en pocos minutos ya que la licencia te llegaría a tu correo electrónico.

¿Dónde puedes comprar Microsoft Office o Microsoft 365 en Panamá?

Existen también proveedores locales que venden licencias de Microsoft a pequeñas y medianas empresas. Estos proveedores suelen ofrecer tanto licencias preinstaladas en dispositivos, como licencias volumen para empresas, que permiten activación en múltiples equipos. Lo mejor sería comprar en un distribuidor autorizado. Microsoft tiene revendedores autorizados como Pana Compu para comprar Licencias Digitales de Microsoft Office en Panamá. Estas licencias te llegarían al correo después de hacer la compra en línea. Por lo que podrías recibirla en pocos minutos.

En resumen: ¿Qué Debes Saber Antes de Comprar una Licencia de Microsoft Office o Microsoft 365?

Antes de adquirir una licencia de Microsoft, es crucial considerar qué tipo de licencia se ajusta mejor a tus necesidades, ya sea una compra única o una suscripción continua. Evalúa la finalidad de uso (personal, empresarial, educativo), asegúrate de la compatibilidad con tu hardware y software actuales, y revisa detalladamente qué aplicaciones y servicios necesitas. También, ten en cuenta el modelo de distribución que más te convenga por costo y flexibilidad, así como la importancia de tener acceso a soporte técnico y actualizaciones. 

Finalmente, considera las ventajas y desventajas de cada tipo de licencia. Las licencias de suscripción ofrecen actualizaciones continuas y acceso a múltiples dispositivos, mientras que las licencias perpetuas pueden ser más económicas a largo plazo pero carecen de flexibilidad. Así que antes de hacer tu compra, evalúa cuidadosamente tus necesidades y presupuesto para tomar la mejor decisión.

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